Usługi outsourcingowe są coraz częściej wybieranym narzędziem przez pracodawców. Okazuje się, że jest to rozwiązanie wygodne oraz korzystne finansowo. W myśl słów, które powiedział kiedyś Henry Ford “Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, to nie ma sensu, żebyśmy to robili; powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej”. Czym jest Outsourcing kadrowo płacowy i dlaczego warto skorzystać z jego usług?

Outsourcing kadrowo płacowy – czym jest?

Nazwa outsourcing pochodzi z języka angielskiego i jest skrótem od trzech słów – outside, resourcd oraz using. Oznacza nic innego jak korzystanie z usług zewnętrznych źródeł. Jego główną istotą jest przekazywanie zadań czy konkretnych funkcji firmie zewnętrznej. Outsourcing kadr i płac polega na przekazaniu realizacji zadań kadrowo-płacowych do outsourcera lub firmy outsourcingowej przez zleceniodawcę. Plusy z korzystania z outsourcingu kadrowego oraz outsourcingu płacowego, to zdecydowanie obniżenie kosztów. Dzięki temu w przedsiębiorstwie nie ma konieczności tworzenia oddzielnego działu kadrowo płacowego. Jest to także pewność wysokiej jakości usługi pełnionej przez profesjonalnych pracowników.

Outsourcing usług kadrowo płacowych – zalety 

Usługi kadrowo płacowe to kluczowy element poprawnego działania firmy. Warto więc przekazać ten dział w kompetentne ręce. Oddanie obowiązków firmie zewnętrznej daje pewność fachowo wykonanej pracy, zmniejsza się więc ryzyko operacyjne. Firma outsourcingowa bierze odpowiedzialność więc m.in. za prowadzenie akt osobowych pracowników, administrację kadrową, kontrolę zgodności różnego rodzaju dokumentów z regulaminami czy obowiązującym prawem, a także tworzenie kluczowych dokumentacji np. dotyczących ubezpieczeń społecznych i ubezpieczeń zdrowotnych pracowników. Ponadto sporządza raporty i przygotowuje firmę do kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy, ZUS czy Urzędu Skarbowego.

Na liście zadań można znaleźć również budżetowanie i planowanie wynagrodzeń, przeglądy poprawności naliczania wynagrodzeń oraz prowadzenia dokumentacji płacowej, przygotowywanie i przesyłanie danych finansowych i raportów dla księgowości oraz współpraca przy księgowaniu, a także uzgadnianiu korekt wynagrodzeń, sporządzanie i rozliczanie umów o pracę, dzieło, zlecenie, kontraktów menedżerskich, wynagrodzeń dla członków zarządu i rad nadzorczych zarówno rezydentów, jak i nierezydentów podlegających do polskich lub zagranicznych systemów zabezpieczenia społecznego, sporządzanie miesięcznych i rocznych deklaracji oraz informacji podatkowych PIT-4R, PIT-8AR, IFT-1R, PIT-11 i PIT-40 oraz przesyłanie do urzędów i podatników, pomoc podczas inspekcji i kontroli urzędów, organów i instytucji państwowych, sporządzanie i ewidencja umów o pracę, świadectw pracy, aneksów, wypowiedzeń umów oraz warunków pracy i płacy, informacji o warunkach zatrudnienia i wynagrodzenia oraz innych dokumentów personalnych związanych z nawiązaniem, przebiegiem i zakończeniem stosunku pracy. Zadań tego typu jest wiele i są często zależne od typu, potrzeb oraz oczekiwań firmy zatrudniającej osobę outsourcera. 

Zatrudnienie firmy outsourcingowej zajmującej się kadrami i płacami, zwiększa także zadowolenie pracowników. Organizacja takiego organu minimalizuje możliwość powstawania błędów, a co za tym idzie komplikacji z nimi związanych. Opóźnienia w wynagrodzeniach czy błędy w odliczeniu podatku to częste powody niezadowolenia pracowników, a zatrudniając profesjonalną firmę zewnętrzną ryzyko błędów się zmniejsza.

Czy outsourcing się opłaca?

Oprócz bezpośredniego przekazania odpowiedzialności, za wiele działań związanych z sektorem kadr i płac, outsourcing jest uważany za rozwiązanie oszczędne. Dzięki temu tworzenie własnego działu nie jest konieczne. Koszt outsourcingu kadr i płac jest bardzo niski w porównaniu z kosztami utrzymania wewnętrznego personelu. Przedsiębiorca oszczędza również na zakupie sprzętu dla pracowników administracyjnych i oprogramowania księgowego. 

Ponadto dzięki wykwalifikowanym pracownikom ryzyko pomyłki w ważnych dokumentach spada do minimum, a kontrola terminów i zgodności dokumentacji pozwoli uniknięcia płacenia kar finansowych. Niestety nieprzestrzeganie przepisów, może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych, mimo iż często wynikają z nieświadomości i nieznajomości prawa. Polecamy więc rozwiązanie zatrudnienia firmy outsourcingowej, ponieważ pomoże ona w obniżaniu kosztów, a równocześnie da pewność prawidłowo i rzetelnie wykonanych obowiązków. 

Zobacz również:

• Agencja pośrednictwa pracy czy agencja pracy tymczasowej – co wybrać?
• Outsourcing pracowniczy – czym jest i kiedy z niego skorzystać?
• Agencja pracy tymczasowej – co to jest?